КОЕ-ЧТО О ДОКУМЕНТАХ

«Вы пришли ни с чем — вы должны уйти ни с чем». Это простое правило напоминают сотрудникам Белого дома, готовящимся покинуть его по окончании президентского срока, объясняя им положения Закона о президентских документах от 1978 г., согласно которому все документы Белого дома принадлежат государству. Отдел управления документацией Белого дома несет ответственность за организацию передачи документов в Национальное управление архивов и впоследствии в президентскую библиотеку.
Терри Гуд был откомандирован в Белый дом из Национального управления архивов в январе 1969 года в качестве члена группы, начинавшей создание Президентской библиотеки Ричарда Никсона. После ухода Никсона в отставку Терри перешел на работу в Отдел управления документацией Белого дома и возглавил его в 1988 году, оставаясь на этом посту до своей отставки в июле 2004 года. Сейчас они с женой Эвелин проживают в штате Огайо.

20 января, 11:55 утра
Уфф! Успели. Очередная передача президентской власти. Очередное массовое опустошение комплекса Белого дома. От людей. От бумаг. От электронных данных. � все это нужно завершить до полудня.
Я падаю на диван в кабинете, измученный и сонный, проспав за всю ночь лишь несколько мгновений, потому что мне пришлось в последний раз прочесать комплекс Белого дома (в который входят Западное крыло, Восточное крыло, здание �сполнительного управления им. Эйзенхауэра, Новое здание �сполнительного управления президента и несколько других строений) в поисках последних папок и документов, которые неизбежно остаются незамеченными при очистке очередного кабинета. Включаю телевизор и смотрю церемонию инаугурации на Капитолийском холме, потягивая холодный кофе и доедая зачерствевшее пирожное.
Но на долгий отдых времени у меня нет. Нужно еще раз прочесать Западное крыло. Через пять минут в ворота Белого дома вступит передовой отряд новой президентской администрации.
Работа завершена лишь наполовину. Я попрощался с сотрудниками уходящей администрации, с людьми, которых я знаю, уважаю, люблю. Вот уже четыре года или восемь лет. Когда оглядываешься назад, кажется, что время пролетело очень быстро. Но времени для воспоминаний нет. Вот-вот начнется следующий этап передачи власти. Я должен быть готов встретить новичков с улыбкой на лице и пообещать помогать им с той же готовностью и энтузиазмом, что и с их предшественниками, независимо от партийной принадлежности.
�менно это я и буду делать, как и все сотрудники возглавляемого мной Отдела управления документацией: ведь мы относимся к той части персонала Белого дома, которая остается на месте вне зависимости от смены администраций. Мы входим в число беспартийных карьерных сотрудников Белого дома, которые «служат учреждению, а не начальству».
В эти минуты я думаю о том, что ожидает новую администрацию и мой отдел. � беру на себя смелость быстро прокрутить в своем воображении предстоящий четырех- или восьмилетний цикл.

ВАМ ПОЧТА!
В течение ближайших дней на новичков обрушится настоящая почтовая лавина. Это будет лишь первая волна. Они будут ошеломлены. Да, их предупреждали, но все равно их ожидает шок, потому что они увидят горы коробок с почтой от граждан, скопившиеся за несколько недель с момента победы на выборах. Придется расставить столы в коридорах здания �сполнительного управления им. Эйзенхауэра, расположенного рядом с Белым домом. Со временем они поймут, что в среднем человек способен прочесть примерно 200 писем в день. Каждому письму будет присвоен определенный код в зависимости от принятого решения — дать ответ, переслать в соответствующую службу для принятия мер, а иногда и оставить без ответа. Но большой объем почты не будет убавляться на протяжении всего срока правления.
Как ни странно, но процесс обработки почты не лишен веселых минут. �зобретательности американцев нет пределов. Для того, чтобы донести свое послание до президента, люди прибегали и будут прибегать к самым немыслимым носителям: использовать банку, деревяшку, зуккини, кокосовый орех и многое другое.
Мы, работники Отдела управления документацией (ОУД), всегда готовы дать новичкам совет о том, как лучше обращаться с почтой. Это будет наше первое испытание, первая возможность помочь. Мы должны суметь убедить новую администрацию в том, что львиную долю этой почты, после того, как ее откроют и прочтут, нет нужды хранить дольше нескольких месяцев. Если нам удастся убедить персонал администрации в том, что эти письма хранить не стоит, можно будет не только сэкономить место в хранилищах, но и избежать ряда технических трудностей в очередной наиболее ответственный момент — следующий переходный период. Да, готовиться к следующей передаче президентской власти надо уже сейчас.
К счастью, поток электронной почты, поначалу столь ошеломляющий, уже не будет создавать кризисных ситуаций, возникавших в прошлом, когда эта новая технология только внедрялась. Объем электронной почты будет гигантским, но обработка ее особых сложностей не представляет. Чуть позже докатится новая волна, хотя и не столь огромных размеров. Через несколько дней в Отделе управления документацией зазвонят телефоны: будут запрашивать данные об авторах писем или о политике правительства в той или иной области, интересующей нынешнюю администрацию. Наш ответ будет всегда одним и тем же, всегда шокирующим и разочаровывающим: «Наши архивы пусты. Вся информация, все бумаги и электронные записи удалены. Начинайте с самого начала. Обращайтесь в службы исполнительной власти. �менно они отвечают за те или иные программы и располагают соответствующей информацией». Вскоре новая администрация встанет на ноги, и шестерни правительства начнут вращаться, быстро набирая скорость.
В ближайшие недели по всему комплексу Белого дома прокатится новая волна. Сотрудникам аппарата для выполнения их обязанностей потребуется большой объем информации. В каждом кабинете начнут скапливаться такие горы бумаг, документов и книг, каких еще не видывало большинство сотрудников новой администрации. Объем поступающей информации будет неиссякающим и похожим на цунами. Поначалу сотрудники будут пытаться с ним справиться, устанавливая в кабинетах новые шкафы и полки. Через несколько недель и в них не останется места. Хуже того, кучи бумаг, документов и книг вырастут не только в шкафах, на полках, столах, стульях, журнальных столиках, диванах, но и на полу. �ногда в кабинете остается лишь протоптанная дорожка от двери до стола. Был по крайней мере один случай, когда завалы в кабинете удалось устранить только под угрозой пожарной инспекции.

ОРГАН�ЗАЦ�ОННЫЕ СЛОЖНОСТ�
К этому времени кое-кто из административных работников начнут «тонуть» и впадать в отчаяние. Многие окажутся не готовы к этим серьезным трудностям, потому что мало кто из вновь прибывших имеет опыт работы в столь загруженном работой офисе, где необходимо решать все проблемы очень быстро, что является характерным требованием и отличительной чертой работы в Белом доме. Привлечение дополнительных работников не практикуется. Опасаясь критики за «раздувание» штата Белого дома, новая администрация будет вынуждена обходиться минимальным количеством сотрудников, которым будут в какой-то мере помогать волонтеры и практиканты. �м всем придется нелегко.
Работников Отдела управления документацией это не удивит. В каждой администрации вопрос организации работы с информацией во всех ее формах поначалу не является приоритетным. Редко вновь прибывшие сотрудники бывают готовы к тому, что этот вид деятельности правительства вызовет столько сложностей и задаст такой объем работы. Персонал администрации обычно вынужден сосредотачивать свое внимание на событиях в стране и за рубежом, и по сравнению с этим тривиальный вопрос о том, куда положили тот или другой документ, представляется совершенно малозначащим. �стория повторяется.
Отдел управления документацией (ОУД), о существовании которого они даже не знали, вскоре окажется для них божьим даром. Менеджеры отдела начнут оказывать персоналу администрации помощь в разгрузке бумажных гор, накопившихся в кабинетах. В некоторых случаях предложения будут сводиться к упорядочению хранения папок. Нередко сотрудникам советуют инвентаризировать и складывать в коробки те материалы, которые не будут немедленно использоваться. Затем коробки с документами можно будет сдать в ОУД, где после оптического сканирования файлы заносят в базу данных ОУД, а коробки с документами нумеруют и ставят на стеллажи: при необходимости их можно получить обратно в течение часа. Хотя работники ОУД об этом не говорят, появление первых коробок на стеллажах — это еще один элемент первого этапа подготовки к окончанию четырех- или восьмилетнего срока правления администрации. Документы, прошедшие инвентаризацию и упакованные в коробки, будут подготовлены к перевозке в Национальное управление архивов и документации по окончании срока правления администрации. За четыре года количество коробок с документами администрации увеличивается как минимум до 12 000, а к концу восьмилетнего срока оно превышает 20 000.
Столь же важен, а может быть, даже еще более важен тот факт, что Отдел управления документацией рассматривает момент появления коробок с документами как первый этап составления истории данной администрации. Документы — это свидетели: они умеют говорить. Упорядоченные документы способны рассказывать целые истории. От того, насколько сотрудникам ОУД удастся убедить персонал администрации создать и поддерживать упорядоченную систему ведения документации, будет зависеть, насколько хорошо будет написана и усвоена потомками история данной администрации, насколько верно эта история будет рассказана вначале президентом в его мемуарах, затем историками и другими специалистами, которые будут пытаться выделить или по-своему интерпретировать отдельные события и решения.
Таким образом, со временем репутация ОУД начнет распространяться среди сотрудников администрации, как благодаря тому, что многие офисы почувствуют себя спасенными от опасности утонуть в море бумаг, так и потому, что ОУД будет быстро и четко отвечать на информационные запросы или просьбу вернуть документы, уложенные в коробки и сданные на хранение.
По прошествии недель, месяцев и лет, по мере того, как администрация взрослеет и набирается опыта, отношения между ОУД и персоналом администрации также развиваются. Знакомство зачастую перерастает в дружбу, и расставание, будь то во время правления администрации или по окончании срока, вызывает неподдельную грусть. Хотя это и несколько далекая аналогия, но есть сходство между работой в Белом доме и плаванием в опасных водах на гребном судне. Гребцы, сидя плечом к плечу, с одинаковой силой налегают на весла и проводят свой «корабль-государство» через бурные течения, незнакомые проливы и водовороты, чтобы достичь гавани. Различия между членами действующей администрации и кадровыми сотрудниками Белого дома отходят на задний план. Развиваются тесные связи.
Со вступлением администрации в последний срок правления ОУД мало-помалу начнет — поначалу тихо и ненавязчиво — напоминать работникам о преимуществе и необходимости инвентаризации и упаковки документов в коробки в различных офисах. Большая часть персонала поймет это и начнет добросовестно работать над «приведением дома в порядок» ради потомков, ради «своего» президента и ради самих себя.
Ситуация будет далеко не столь спокойной, если действующему президенту не удастся выиграть выборы на второй срок. Все изменится до неузнаваемости в течение нескольких недель, начиная с первой недели ноября и до 20 января. Комплекс Белого дома преобразуется в огромный похоронный дом, в котором затянулся поминальный обряд.
К счастью, переходный процесс, придя в движение, следует по сравнительно проторенной дорожке. Персоналу администрации будет дано указание продолжать выполнять свои обязанности, готовясь к уходу. Все понимают, что комплекс Белого дома, будучи резиденцией президента США, принадлежит американскому народу, и следует сделать все возможное для того, чтобы оставить его в том же виде, в каком гость оставляет комнату пригласившим его хозяевам — как по приезде, а может быть, и лучше. В большинстве случаев этот принцип соблюдается.
Что касается документов, будут также выданы соответствующие указания и назначены сроки. Отдел управления документацией получит разрешение на инспекцию всех кабинетов Белого дома для выяснения того, сколько коробок следует раздать сотрудникам администрации для упаковки оставшихся документов.
Работники начнут освобождать офисы, и тут возникнет другая проблема — какие документы кому принадлежат. Всегда находятся люди, которые считают, что рабочие файлы — это их личные документы. До принятия в 1978 году Закона о президентских документах эти бумаги, как и вся остальная документация Белого дома, считались собственностью президента, который мог делать с ними все, что ему хочется. Но все изменилось. Согласно Закону о президентских документах, все документы принадлежат государству. За исключением определенных «политических» документов, ни президент, ни сотрудники администрации не имеют на них прав — ни на оригиналы, ни на копии. �х нельзя выносить из Белого дома, кроме как с целью передачи в Национальное управление архивов и впоследствии в президентскую библиотеку. Отдел управления документацией отлично знает этот закон и прилагает огромные усилия по его разъяснению, будучи готовым к тому, что объяснения часто встречают в штыки. Но обычно бывает достаточно напомнить простое правило: «Вы пришли ни с чем — вы должны уйти ни с чем».

ВСЕ УСКОРЯЕТСЯ
Вопрос о принадлежности документов, однако, гораздо менее важен, чем более серьезная проблема упаковки документов в коробки и вывоза их за пределы комплекса. Эта задача, по понятным причинам, становится главной. Вскоре после проведения выборов на помощь прибудут представители Национального управления архивов и Министерства обороны. Темпы работы начнут ускоряться, а после ноября-декабря дойдут почти до лихорадочной быстроты.
Начнутся звонки в ОУД с сообщением о том, что инвентаризованные коробки готовы к сдаче. Будут размечены площадки для укладки коробок на поддоны, скрепления их стяжками и обертывания самоусадочной пленкой. С помощью автопогрузчиков поддоны грузятся на тяжелые полуприцепы в проезде между Западным крылом и зданием �сполнительного управления им. Эйзенхауэра. Груженые полуприцепы вывозятся за территорию Белого дома на специальные удаленные площадки для временного хранения. Организовать все это очень нелегко. К сожалению, файлы, которые вывозятся с территории, не считаются сданными в архив. Это по-прежнему рабочие документы и вполне могут понадобиться кому-то из сотрудников. Поиск и изъятие нужной коробки превращается в кошмар. Такое случается. �, как всегда в подобных случаях, нужная коробка оказывается запрятанной на самый нижний уровень на поддоне, задвинутом в самый дальний угол временного хранилища.
Эта задача будет связана и с другой драмой, тоже не для слабонервных. Электронная база данных, к тому времени представляющая собой огромный массив информации, должна быть выгружена, скопирована и передана, как и все остальное, под контроль Национального управления активов. Этот процесс будет, как и все другие, чрезвычайно трудоемким. В течение нескольких недель компьютерные специалисты Национального управления архивов будут работать над этим со своими коллегами из Белого дома. После создания копии будет проводиться нескончаемая череда проверок, чтобы на все сто процентов убедиться, что каждый бит информации скопирован и доступен. Дело в том, что если дубликат базы данных будет создан с ошибками, это разобьет слишком много сердец и карьер; его восстановление не впишется в бюджеты, если он вообще будет подлежать восстановлению. Ошибаться здесь нельзя. Празднования начнутся после того, как будет завершена последняя проверка и результаты покажут идеальное соответствие оригинала и копии. Тогда и только тогда компьютерный центр Белого дома может, наконец, начать удалять все эти данные и готовиться к приходу новой администрации.
Но и само это решение, и время его принятия требуют тщательного обдумывания, так как отрезание этой пуповины чревато серьезными последствиями. Да, с этого момента и до окончания срока администрации дубликат базы данных способен удовлетворить потребности ОУД по информационному обеспечению Белого дома. Но это далеко не единственные соображения, которые следует иметь в виду.
К сожалению, у этой медали есть и другая сторона. Отдел управления документацией более не будет иметь возможности ввода данных в базу данных — ни в старую, ни в новую. Компьютерная система документации данной администрации считается закрытой. С этого момента характер компьютерной документации данной администрации изменится: она превратится в архивную. Образно выражаясь, без пуповины организм умирает. Таким образом, процесс определения времени для проведения этой хирургической операции представляет собой результат борьбы внутри Отдела управления документацией, который хочет, с одной стороны, очистить палубу для подготовки к приходу новой администрации, а с другой — ввести в компьютерную систему как можно больше информации уходящей администрации. Верное решение принять будет трудно.
Между тем ситуацию на игровом поле будет определять еще один фактор, вызывая озабоченные взгляды на термометр и на небо. Мать-природа может повлиять на протекание переходного периода, который выпадает на время с ноября по февраль. В лучшем случае можно рассчитывать на плюсовую температуру. Дождь, слякоть или снег крайне нежелательны: в сочетании с отрицательными температурами они могут сильно затруднить передвижение и нарушить график работы грузовиков и автопогрузчиков. Часы и дни хорошей погоды приобретают особую ценность.
Заботы на этом не заканчиваются. Страшнее всего, если к 19 января материалы, подлежащие вывозу, все еще будут находиться в разных уголках комплекса Белого дома в разной степени упакованности. Такое случалось. Но обычно к утру 20 января всякое движение прекращается, уже не видно ни грузовиков, ни коробок. Лишь очень ограниченное количество сотрудников имеет право входить в комплекс. Он запечатывается, пока идет подготовка к инаугурационному параду по Пенсильвания-авеню. Все, что не успело покинуть комплекс Белого дома, просто пролежит там до следующего дня. Это усложняет ситуацию, но все поймут и войдут в положение. В конце концов, есть вещи поважней. Ведь если какие-то документы не вывезены к данному моменту, это не значит, что они никогда не попадут в президентскую библиотеку. Пройдут недели и даже месяцы правления новой администрации, и обязательно начнут находить не замеченные ранее документы в кладовых, шкафах и ящиках незанятых столов. О них извещают Отдел управления документацией, и мы сдаем документы на хранение в Национальное управление архивов для дальнейшей передачи в соответствующую президентскую библиотеку.

ВСТРЕЧ� � ПРОЩАН�Я
Я смотрю на часы: уже 12:15. Мне нужно совершить еще раз перейти в Западное крыло из моего кабинета в здании �сполнительного управления им. Эйзенхауэра. Подходя к двери Западного крыла, я обнаруживаю сцену, которая навсегда останется в моей памяти.
Несколько задержавшихся членов уходящей администрации еще только покидают подвальный этаж Западного крыла, а в это время к зданию подходят несколько членов новой администрации. На мгновение все замирают, не зная точно, какому протоколу следовать при такой случайной встрече. Затем они нерешительно обмениваются рукопожатиями с лучезарными улыбками на лицах представителей одной из сторон и усталыми улыбками на лицах другой.
«Здравствуйте».
«Добрый день».
Один из сотрудников уходящей администрации пользуется случаем, чтобы слегка подколоть представителей другой партии. Улыбаясь, он тихо говорит: «Пожалуйста, будьте поосторожнее — через четыре года мы вернемся».
Новички отвечают улыбкой, и один из них отвечает понимающим тоном: «Договорились».
� они двигаются в противоположные стороны. Только рукопожатия — никакого рукоприкладства. Без баррикад. Без выстрелов.
Один цикл подходит к концу. Другой начинается. Американская демократия в действии.

america.gov